Viele Unternehmen halten zu lange an einem IT-Dienstleister fest, der schon länger nicht mehr passt. Wartezeiten, fehlende Transparenz und das Gefühl, dass niemand wirklich Verantwortung übernimmt, sind typische Anzeichen.
Im Gespräch erklärt Romano Zanoni, wie ein Wechsel strukturiert abläuft, welche Sorgen Unternehmen davor haben und woran sich erkennen lässt, dass ein Wechsel überfällig ist.
„Wechsel ist kein Risiko, wenn er strukturiert geplant wird" — Romano Zanoni im Interview
Romano Zanoni führt die ZANONI Consulting GmbH in Bremen und bringt über 20 Jahre Erfahrung in der IT mit. Mit seinem Team hat er mehr als 100 Betriebsübernahmen begleitet. Im Interview spricht er über die häufigsten Wechselgründe, typische Sorgen und den Ablauf einer sauberen Übergabe.
Was ist der häufigste Grund, warum Unternehmen zu euch wechseln?
In den meisten Fällen ist es nicht ein einziger Auslöser, sondern eine Mischung aus mehreren Dingen, die sich über Monate aufstauen. Lange Wartezeiten, schlechte Erreichbarkeit, ständig wechselnde Techniker, jeder dieser Punkte für sich allein ist auszuhalten. Wenn aber im Hintergrund noch dazukommt, dass niemand mehr richtig weiß, wie die eigene IT eigentlich aufgebaut ist, und dass immer nur reagiert wird, wenn etwas brennt, dann wird es eng.
Was wir besonders häufig hören: Die Rechnungen überraschen, die Angebote sind unklar formuliert, und es gibt keinen festen Ansprechpartner, der den Betrieb wirklich kennt. Das addiert sich, und irgendwann reißt der Geduldsfaden. An dem Punkt rufen die Kunden bei uns an.
Was ist die größte Sorge der Unternehmen vor einem Wechsel und wie nehmt ihr sie?
Die größte Sorge ist fast immer dieselbe: Was passiert, wenn während der Übergabe etwas verloren geht oder ausfällt? Die zweite Sorge ist offener, viele sagen uns ehrlich, dass sie selbst gar nicht mehr genau wissen, wie ihre IT aufgebaut ist. Und sie fragen, ob man so etwas überhaupt sauber übernehmen kann.
Wir nehmen beide Sorgen ernst, weil sie berechtigt sind. Es gibt bei uns keinen großen Knall, sondern einen Übergabeplan mit klaren Schritten, einer sauberen Bestandsaufnahme und abgestimmten Zeitfenstern. Wir dokumentieren, was wir vorfinden, bevor wir etwas verändern. Das schafft Ruhe.
Wir haben inzwischen über 100 Betriebsübernahmen begleitet, daraus ist ein Standardablauf entstanden, den wir an die Situation jedes einzelnen Kunden anpassen. Das ist der eigentliche Unterschied. Niemand muss bei uns das Gefühl haben, in einem Experiment zu sitzen.
Wie sieht euer Übernahme-Ablauf konkret aus?
Im Kern besteht er aus drei Phasen.
Die erste ist die Analyse der bestehenden IT. Verträge, Zugänge, Systeme, Sicherheitsstand, Dokumentation. Was steht heute, wo sind die Risiken, was wissen wir noch nicht. Daraus entsteht ein ehrliches Bild der Ausgangslage.
Die zweite Phase ist der Übergabeplan. Klare Schritte, Zeitfenster, eine offene Risikobewertung. Wir sagen vorher, was wann passiert und wo Stolperfallen liegen.
Die dritte Phase ist die Übernahme im laufenden Betrieb. Abgestimmt auf die Arbeitszeiten, dokumentiert und so, dass nichts hängen bleibt. Anschließend läuft die Betreuung weiter, und genau dort entscheidet sich, ob ein Wechsel den Unterschied gemacht hat oder nicht.
Woran erkennt ein Unternehmen, dass der Wechsel überfällig ist?
Es gibt fünf Anzeichen, die wir in Erstgesprächen immer wieder hören. Dieselben Probleme tauchen wiederholt auf, ohne dass etwas grundsätzlich gelöst wird.
- Niemand kann sagen, wann das Backup zuletzt wirklich getestet wurde.
- Die IT-Dokumentation ist alt oder gar nicht vorhanden.
- Sicherheits-Updates werden garnicht oder nicht nachvollziehbar eingespielt.
- Jede Rechnung überrascht.
- Und schließlich: Reaktionszeiten verschlechtern sich oder Themen versanden einfach.
Wenn drei oder mehr dieser Punkte zutreffen, lohnt sich aus unserer Sicht der ehrliche Blick. Dann ist das kein Zufall mehr, sondern ein Muster.
Aus der Praxis: zwei Beispiele
Beispiel 1: Handwerksbetrieb mit unsichtbaren Lücken
Erst kürzlich haben wir einen Handwerksbetrieb übernommen. Bei der Bestandsaufnahme zeigte sich, dass der WLAN-Controller seit über einem Jahr offline war und überhaupt nicht mehr genutzt wurde. Es waren zwei Firewalls für Home-Office-Zugänge angeschafft worden, obwohl eine einfache VPN-Verbindung dieselbe Aufgabe übernommen hätte. Das Backup lief noch über ein altes Tape-System mit externer Festplatte. Wir mussten das WLAN-Netz komplett neu aufbauen, weil der Controller nicht mehr lief und keine Zugänge mehr vorhanden waren. Der WLAN-Sender lag schlicht auf einem Schreibtisch und hatte für eine ganze Büroetage nicht ausreichend Reichweite. Der Kunde wusste von all dem nichts, weil nie jemand mit ihm darüber gesprochen hatte. Das ist häufig der Punkt: fehlendes Interesse oder Intransparenz beim Dienstleister.
Beispiel 2: Backup-Lücke ohne Vertragsgrundlage
Bei einem anderen Kunden haben wir festgestellt, dass die Backups nur 14 Tage aufbewahrt wurden und die Firewall überhaupt nicht regelmäßig gewartet wurde. Der Kunde war stets davon ausgegangen, dass der Dienstleister sich darum kümmert. Tatsächlich war beides nicht im Vertrag enthalten. Genau deshalb empfehlen wir, das Kleingedruckte vor jeder Vertragsverlängerung wirklich zu lesen.
Wann ein Wechsel des IT-Dienstleisters wirklich sinnvoll ist
Im zweiten Teil dieses Beitrags vertiefen wir die Punkte aus dem Interview und ordnen sie für Geschäftsführer und IT-Verantwortliche im Mittelstand ein. Ein Wechsel ist nie ein Selbstzweck. Wer aber an einem unpassenden Dienstleister festhält, zahlt nicht weniger, sondern andere Kosten: Zeit, Frust und Risiko.
Sechs Anzeichen, dass der aktuelle Dienstleister nicht mehr passt
Die folgenden Punkte tauchen in der Praxis fast immer in Kombination auf. Treffen mehrere zu, ist es Zeit für eine ehrliche Bestandsaufnahme.
- Wiederkehrende Probleme ohne nachhaltige Lösung. Dieselbe Störung kommt im Quartalsrhythmus, der Workaround wird zur Routine. Niemand sucht nach der Ursache, jeder kennt die Umgehung.
- Reaktive statt proaktive Betreuung. Es passiert immer erst dann etwas, wenn schon etwas brennt. Monitoring, Sicherheits-Updates und Backup-Tests laufen entweder gar nicht oder ohne Rückmeldung.
- Lange Wartezeiten und wechselnde Ansprechpartner. Jedes neue Anliegen landet bei einer anderen Person, niemand kennt die Anlage. Beim dritten Mal das Wesentliche erklären zu müssen, kostet Zeit und Vertrauen.
- Fehlende oder veraltete IT-Dokumentation. Niemand kann sagen, welche Systeme im Haus stehen, wie sie verbunden sind und wer wann was geändert hat. Im Störungsfall geht es um Stunden statt Minuten.
- Unklare Kostenstruktur. Jede Rechnung überrascht. Pauschalen und Einzelleistungen vermischen sich, Angebote sind interpretationsfähig. Was im Vertrag enthalten ist, weiß keiner mehr genau.
- Kein klarer Sicherheits- und Backup-Status. Wann wurde das letzte Backup wirklich wiederhergestellt? Wann liefen die letzten Updates der Firewall? Auf diese Fragen sollte ein guter IT-Partner sofort antworten können.
Die typischen Sorgen vor einem Wechsel und warum sie oft unbegründet sind
Drei Sorgen kommen in Erstgesprächen immer wieder. Alle drei sind nachvollziehbar, und alle drei lassen sich mit einem strukturierten Vorgehen entkräften.
„Was, wenn während der Übergabe etwas verloren geht?"
Die Antwort liegt in der Reihenfolge. Eine saubere Übernahme arbeitet parallel, nicht mit einem Tag-X-Schnitt. Der bestehende Stand wird dokumentiert, bevor irgendetwas verändert wird. Migrationen werden in Etappen umgesetzt, jeder Schritt wird getestet, bevor der nächste startet. Verlorene Daten oder unbemerkte Ausfälle sind in einer strukturierten Übernahme die Ausnahme, nicht die Regel.
„Niemand kennt unsere IT mehr richtig"
Genau das ist der Grund, warum sich der Wechsel lohnt. Die Bestandsaufnahme ist Teil der Übernahme, nicht Voraussetzung. Ein erfahrener neuer Dienstleister rechnet damit, eine gewachsene Umgebung vorzufinden. Dokumentationslücken werden geschlossen, fehlende Zugänge neu angelegt, undurchsichtige Sonderlösungen geprüft. Was vorher Wissensinsel war, wird wieder Teil einer geordneten Struktur.
„Wir haben dafür jetzt keine Zeit"
Diese Sorge ist die hartnäckigste. Tatsächlich ist sie aber meistens das Symptom, nicht der Grund zum Bleiben. Wenn keine Zeit für einen geplanten Wechsel da ist, ist erfahrungsgemäß auch keine Zeit für die nächste größere IT-Störung, die unangekündigt kommt. Ein geplanter Wechsel kostet einmalig Aufmerksamkeit. Ein nicht passender Dienstleister kostet sie fortlaufend.
So läuft eine strukturierte IT-Übernahme bei ZANONI ab
Unser Standardablauf ist aus über 100 Betriebsübernahmen entstanden und folgt drei Phasen.
1. Analyse der bestehenden IT
Wir prüfen Verträge und Kündigungsfristen, sammeln Zugänge, dokumentieren das vorhandene System-Inventar und bewerten den Sicherheits- und Backup-Status. Risiken werden offen benannt. Sie erhalten zum Abschluss dieser Phase eine ehrliche Einschätzung, welche Themen sofort, welche im nächsten Quartal und welche strategisch angegangen werden sollten.
2. Übergabeplan und Zielbild
Aus der Analyse entsteht ein Plan mit klar definierten Schritten und Zeitfenstern. Kritische Systeme werden zuerst stabilisiert. Mitarbeitende werden informiert, Eskalationswege sind klar. Aufwand und Kosten werden transparent dargestellt, ohne dass eine Unterschrift erforderlich wäre, bevor Sie ein vollständiges Bild haben.
3. Übernahme im laufenden Betrieb
Die Übernahme läuft schrittweise, nie als „großer Knall“. Vor jedem Wechselschritt wird getestet, jeder Schritt wird dokumentiert. Anschließend übernehmen wir die laufende Betreuung mit festen Reaktionszeiten und einem festen Ansprechpartner. Mehr zum Modell unserer IT-Betreuung finden Sie auf der Service-Seite, mehr zum Team und zu unserem Verständnis von Change Management auf der Seite Über uns.
Was eine gute Übergabe ausmacht
Über die rein technische Mechanik hinaus entscheiden ein paar weiche Faktoren darüber, ob ein Wechsel als Erleichterung oder als Belastung erlebt wird.
Ein fester Ansprechpartner ab Tag eins, der Ihren Betrieb kennt und nicht bei jeder Anfrage erst Akten lesen muss. Eine realistische, nachvollziehbare Zeitplanung, die zu Ihren Arbeitsrhythmen passt. Keine Drohkulisse, sondern eine sachliche Darstellung der Lage. Und vor allem: eine ehrliche Analyse vor jedem unterschriebenen Wartungsvertrag, damit Sie wissen, worauf Sie sich einlassen.
Häufige Fragen zum IT-Dienstleister-Wechsel
Wie lange dauert ein IT-Dienstleister-Wechsel?
Je nach Größe der Umgebung dauert die gesamte Übernahme zwischen vier und zwölf Wochen. Der eigentliche Cut, also der Übergang der laufenden Verantwortung, ist meist auf ein einzelnes Wochenende oder ein definiertes Zeitfenster konzentriert. Die Vorbereitung davor und die Nacharbeit danach dauern länger.
Muss der bisherige Dienstleister beim Wechsel mitwirken?
Im Idealfall ja, in der Praxis oft nicht. Ein erfahrener neuer Partner kommt auch dann zum Ziel, wenn der bisherige Dienstleister nicht kooperiert. Das Vorgehen ist genau für diese Fälle entwickelt: vorhandene Zugänge sichern, fehlende neu anlegen, Dokumentation eigenständig aufbauen.
Was kostet ein IT-Dienstleister-Wechsel?
Die Übernahme selbst wird in den meisten Fällen als einmaliger Aufwand in Verbindung mit den ersten Servicemonaten kalkuliert. Eine vorgeschaltete Infrastrukturanalyse ist transparent ausgewiesen und führt zu einem Festpreis-Angebot für die Übergabe, bevor irgendein laufender Vertrag unterschrieben wird.
Was passiert mit unseren bestehenden Lizenzen und Verträgen?
Bestehende Lizenzen werden geprüft und übernommen, soweit das wirtschaftlich und technisch sinnvoll ist. Verträge mit Drittanbietern wie Microsoft 365, Backup-Lösungen oder Telefonie bleiben in der Regel auf den Kunden registriert. Wir prüfen, was im aktuellen Vertrag mit dem bisherigen Dienstleister enthalten ist und was nicht, und benennen die Lücken.
Lohnt sich der Wechsel auch für kleinere Betriebe?
Ja. Die Anzahl der Arbeitsplätze entscheidet nicht über die Notwendigkeit eines passenden Dienstleisters. Im Gegenteil: Kleine Betriebe spüren einen schlechten IT-Partner früher und stärker, weil sie auf eine stabile IT genauso angewiesen sind wie größere Unternehmen, aber weniger interne Reserven haben.
Wenn die IT nicht mehr trägt, lohnt der ehrliche Blick
Ein Wechsel ist keine Mode-Entscheidung, sondern eine wirtschaftliche. Wer bei einem unpassenden Dienstleister bleibt, zahlt nicht weniger, sondern andere Kosten. Zeit, Frust und Risiko. Eine ehrliche Infrastrukturanalyse macht sichtbar, wo Sie stehen. Daraus ergibt sich der Rest fast von selbst.