Irgendwann kommt in jedem wachsenden Betrieb der Moment, in dem die IT nicht mehr nebenbei läuft. Der Kollege, der sich „ein bisschen auskennt“, kommt nicht mehr hinterher. Die Frage, die dann auf dem Tisch liegt, lautet fast immer gleich: Stellen wir jemanden ein, oder geben wir das nach außen?
Beides kann richtig sein. Was die Entscheidung erschwert, ist, dass die ehrlichen Zahlen selten auf dem Tisch liegen. Dieser Beitrag legt sie offen: was eine eigene Stelle tatsächlich kostet, ab welcher Betriebsgröße sich das dreht, woran Sie eine externe IT-Abteilung von einem reinen Support-Vertrag unterscheiden und in welchen Fällen Sie um eigene Leute nicht herumkommen.
Was ist eine externe IT-Abteilung?
Eine externe IT-Abteilung übernimmt die Aufgaben, die sonst eine interne IT-Stelle erledigt: Betrieb, Wartung, Support, Sicherheit, Beschaffung und Planung. Der Unterschied zum klassischen IT-Dienstleister liegt in der Verantwortung. Ein Dienstleister reagiert auf Tickets. Eine externe Abteilung ist für den Zustand der IT zuständig, auch wenn niemand anruft.
Genau an dieser Unterscheidung entscheidet sich, ob der Begriff berechtigt ist. Viele Anbieter nennen ihr Support-Paket „externe IT-Abteilung“, liefern aber Störungsbehebung nach Aufwand. Woran Sie den Unterschied erkennen, steht weiter unten.
Ab welcher Mitarbeiterzahl rechnet sich eine externe IT-Abteilung?
Als Faustregel: Bis etwa 25 Arbeitsplätze ist eine eigene Vollzeitstelle kaum auszulasten und selten wirtschaftlich. Zwischen 25 und 80 Arbeitsplätzen ist die externe Lösung in den meisten Betrieben im Vorteil. Ab etwa 80 bis 100 Arbeitsplätzen wird eine eigene Stelle rechnerisch tragfähig, meist als Mischform mit externer Unterstützung.
Diese Zahlen sind Größenordnungen, keine Grenzwerte. Ein Ingenieurbüro mit 40 Leuten und drei CAD-Arbeitsplätzen hat einen völlig anderen IT-Bedarf als ein Pflegedienst mit 40 Leuten an sechs Standorten. Entscheidend ist nicht die Kopfzahl, sondern wie stark der Betrieb von der IT abhängt. Trotzdem lohnt sich die Rechnung, weil sie die eine Zahl liefert, um die sich alles dreht.
Was eine eigene IT-Stelle wirklich kostet
Das Bruttogehalt ist der kleinere Teil der Rechnung. Nach Daten von GEHALT.de liegt das mittlere Bruttogehalt für System- und Netzwerkadministratoren in Deutschland bei rund 4.000 Euro im Monat, in Bremen bei etwa 3.914 Euro. In Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden sind es im Schnitt rund 44.500 Euro im Jahr.
Dazu kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung mit rund 21 Prozent. Aus 45.000 Euro Bruttogehalt werden so etwa 54.000 Euro Personalkosten. Rechnen Sie Arbeitsplatz, Fahrzeug oder Fahrtkosten, Weiterbildung, Zertifizierungen und Fachlizenzen dazu, landen Sie realistisch bei 62.000 bis 72.000 Euro im Jahr. Das sind rund 5.200 bis 6.000 Euro im Monat für eine Person.
Wer erfahrene Leute sucht, zahlt mehr. Ab neun Jahren Berufserfahrung liegt das Mediangehalt bereits bei etwa 53.300 Euro. Und im aktuellen Bewerbermarkt bekommt ein mittelständischer Betrieb in Bremen einen guten Administrator selten zum Durchschnittspreis.
Das Verfügbarkeitsproblem, über das selten gesprochen wird
Eine Person ist eine Person. Bei 30 Tagen Urlaub, durchschnittlichen Krankheitstagen und Weiterbildungszeiten bleiben von 365 Tagen etwa 210 bis 220 Arbeitstage. An den übrigen Tagen ist die IT unbesetzt.
Das ist kein theoretisches Problem. Der Serverausfall kommt nicht mit Rücksicht auf den Urlaubsplan. Wer eine einzelne Stelle besetzt, kauft Fachwissen, aber keine Abdeckung. Und er kauft das Wissen genau einer Person: Was sie nicht kann, kann der Betrieb nicht. Firewall, Microsoft 365, Backup-Strategie, Netzwerk, Virtualisierung, Datenschutz und Endgeräteverwaltung deckt kaum jemand allein auf gutem Niveau ab.
Ein externes Team verteilt beides. Bei ZANONI arbeiten sechs Personen, jede mit eigenen Schwerpunkten. Wer bei uns anruft, bekommt die Person, die das Thema am besten kennt, und nicht die, die gerade da ist.
Die Rechnung, die Sie selbst aufmachen können
Stellen Sie zwei Zahlen nebeneinander:
Links: die Vollkosten einer eigenen Stelle, also Bruttogehalt plus 21 Prozent Arbeitgeberanteil plus Arbeitsplatz, Weiterbildung und Lizenzen.
Rechts: das Angebot für eine externe Betreuung, hochgerechnet auf zwölf Monate, plus die Projekte, die Sie im kommenden Jahr ohnehin vorhaben.
Wenn die rechte Zahl kleiner ist, ist die Sache klar. Wenn sie ähnlich groß ist, entscheidet die Verfügbarkeit: Auf der linken Seite bekommen Sie eine Person an 220 Tagen. Auf der rechten ein Team an 365. Erst wenn die linke Seite deutlich kleiner ist, weil Ihr Betrieb so IT-intensiv arbeitet, dass eine Person durchgehend ausgelastet wäre, spricht die Rechnung für die eigene Stelle.
Woran Sie eine echte externe IT-Abteilung erkennen
Der Begriff ist nicht geschützt. Vier Punkte trennen eine externe Abteilung von einem Support-Vertrag mit gutem Namen. Fragen Sie sie im Erstgespräch konkret ab.
Feste Ansprechpartner statt Hotline
Sie brauchen Leute, die Ihren Betrieb kennen. Wer bei jedem Anruf von vorne erklären muss, wie die Standorte verkabelt sind und welche Software in der Buchhaltung läuft, verliert bei jeder Störung dieselben zwanzig Minuten. Eine externe Abteilung hat einen festen Ansprechpartner und mindestens eine Vertretung, die den Betrieb ebenfalls kennt.
Die Frage dazu: Wer ist bei uns zuständig, und wer springt ein, wenn diese Person im Urlaub ist?
Dokumentation, auf die Sie selbst zugreifen können
Eine gepflegte IT-Dokumentation ist die Grundlage von allem: Netzpläne, Zugangsdaten, Lizenzen, Vertragslaufzeiten, Konfigurationen. Ohne sie ist jeder Handgriff Rekonstruktion.
Entscheidend ist die zweite Hälfte: Sie muss Ihnen zugänglich sein. Wenn die gesamte Dokumentation ausschließlich beim Dienstleister liegt, hängt Ihre Handlungsfähigkeit an dessen Wohlwollen. Bei ZANONI kann jeder Kunde einen eigenen Zugang zur Dokumentation seines Betriebs bekommen und jederzeit einsehen, was wie eingerichtet ist.
Die Frage dazu: Bekomme ich Zugriff auf die Dokumentation meines eigenen Betriebs?
Reaktionszeiten, die im Vertrag stehen
„Wir melden uns schnell“ ist keine Zusage. Eine Reaktionszeit gehört in den Vertrag, mit einer Zahl und mit der Angabe, worauf sie sich bezieht: auf die erste Rückmeldung oder auf den Beginn der Bearbeitung.
ZANONI arbeitet mit einer Reaktionszeit von unter 180 Minuten, bei Servicezeiten von Montag bis Freitag zwischen 8:30 und 17:00 Uhr und Erreichbarkeit an 365 Tagen im Jahr. Ob eine Zusage zu Ihrem Betrieb passt, hängt davon ab, was eine Stunde Stillstand bei Ihnen kostet. Diese Zahl sollten Sie kennen, bevor Sie über Reaktionszeiten verhandeln.
Die Frage dazu: Welche Reaktionszeit steht im Vertrag, und was passiert, wenn sie überschritten wird?
Übergabefähigkeit von Anfang an
Das klingt paradox in einem Text eines IT-Dienstleisters, ist aber der ehrlichste Prüfstein: Ein guter Partner richtet Ihre IT so ein, dass ein anderer sie übernehmen könnte. Standardisierte Lösungen statt Eigenbauten, saubere Dokumentation, Lizenzen auf Ihren Namen, Zugänge, die Ihnen gehören.
Wir haben in über 100 Betriebsübernahmen die Gegenseite gesehen: gewachsene Konstruktionen, die nur einer verstand, Lizenzen auf den Dienstleister ausgestellt, Zugangsdaten, die nicht herausgegeben wurden. Wer so arbeitet, bindet Kunden über Abhängigkeit statt über Leistung. Wie eine saubere Übergabe abläuft, haben wir im Beitrag zum Wechsel des IT-Dienstleisters beschrieben.
Die Frage dazu: Auf wen sind unsere Lizenzen ausgestellt, und was bekommen wir bei einer Kündigung mit?
Wann Sie trotzdem eigene IT-Kräfte brauchen
Es gibt Konstellationen, in denen eine rein externe Lösung nicht trägt. Vier Fälle sehen wir regelmäßig.
Tief integrierte Branchensoftware. Wenn ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem den gesamten Betriebsablauf abbildet und laufend an Prozesse angepasst wird, brauchen Sie jemanden im Haus, der die Prozesse kennt. Das ist keine IT-Aufgabe im engeren Sinn, sondern Anwendungsbetreuung. Sie lässt sich schwer von außen leisten, weil das Wissen aus dem Tagesgeschäft kommt.
Produktion und Maschinensteuerung. Sobald Anlagen, Steuerungen oder Schichtbetrieb im Spiel sind, entstehen Anforderungen, die über klassische Büro-IT hinausgehen. Häufig ist auch außerhalb der üblichen Servicezeiten jemand nötig. Hier ist ein interner Kern sinnvoll, ergänzt durch externe Spezialisten für Netzwerk, Sicherheit und Server.
Eigene Softwareentwicklung. Wer selbst entwickelt, braucht Entwicklungs- und Betriebswissen im Haus. Das ist ein anderes Berufsbild als IT-Betreuung und wird auch von guten Systemhäusern nicht abgedeckt.
Vorgaben von Konzernmutter oder Auftraggebern. Manche Konzernstrukturen oder Ausschreibungsbedingungen verlangen interne Zuständigkeiten für bestimmte Bereiche. Das ist selten verhandelbar.
Der häufigste Endzustand ist die Mischform
In mittelständischen Betrieben ab etwa 100 Mitarbeitenden entsteht in der Praxis meist kein Entweder-oder, sondern eine Aufteilung. Intern sitzt eine Person, die den Betrieb und seine Prozesse kennt, Anwenderfragen aufnimmt und Projekte koordiniert. Extern liegt der technische Unterbau: Server, Netzwerk, Sicherheit, Backup, Rufbereitschaft und die Themen, für die sich eine eigene Spezialisierung nicht lohnt.
Diese Aufteilung ist häufig günstiger als beide reinen Modelle. Der interne Kopf muss kein Vollprofi in allen Disziplinen sein, was die Stelle besetzbar macht. Und Sie zahlen extern nur für das, was Spezialwissen erfordert.
Häufige Fragen
Ist eine externe IT-Abteilung teurer als eine eigene Stelle?
In Betrieben bis etwa 80 Arbeitsplätzen in der Regel nicht. Eine eigene Stelle kostet mit Nebenkosten realistisch 62.000 bis 72.000 Euro im Jahr und deckt rund 220 Arbeitstage ab. Der Vergleich muss beide Seiten vollständig enthalten, sonst wird er falsch.
Was passiert mit unserem bisherigen IT-Mitarbeiter?
In vielen Fällen bleibt er und wechselt die Rolle: weg vom Störungsdienst, hin zur Koordination und Anwenderbetreuung. Das entlastet ihn und macht die Stelle attraktiver. Betriebe, die diesen Weg gehen, verlieren seltener Personal.
Wie lange dauert die Übernahme durch einen neuen Partner?
Bei sauberer Vorbereitung liegt die eigentliche Übernahme meist zwischen zwei und sechs Wochen, abhängig von Größe und Zustand der Infrastruktur. Der größere Teil der Arbeit ist die Bestandsaufnahme davor, nicht der Wechsel selbst.
Bekommen wir Zugriff auf unsere Systeme, wenn wir wieder wechseln wollen?
Bei einem seriösen Partner ja. Lizenzen laufen auf Ihren Namen, Zugangsdaten gehören Ihnen, die Dokumentation wird herausgegeben. Klären Sie diesen Punkt vor Vertragsschluss und nicht bei der Kündigung.
Wie ZANONI als externe IT-Abteilung arbeitet
ZANONI Consulting betreut mittelständische Unternehmen im Raum Bremen und im Umkreis von rund 70 Kilometern. Sechs Personen mit unterschiedlichen Schwerpunkten, über 20 Jahre Erfahrung, mehr als 100 begleitete Betriebsübernahmen und ein eigenes Rechenzentrum in Bremen nach ISO 27001.
Feste Ansprechpartner statt anonymer Hotline. Reaktionszeit unter 180 Minuten. Eine Dokumentation, auf die Sie selbst zugreifen können. Feste Monatspreise statt Abrechnung nach Aufwand. Was das im Detail umfasst, steht auf unserer Seite zur IT-Betreuung. Wer wir sind und wie wir arbeiten, lesen Sie über uns.
Ob eine externe IT-Abteilung für Ihren Betrieb das Richtige ist, lässt sich in einem Gespräch klären. Wenn die Rechnung für eine eigene Stelle spricht, sagen wir Ihnen das auch.