Externe IT-Beratung ist im Bremer Mittelstand ein zwiespältiges Thema. Viele Geschäftsführer haben schon einmal die Erfahrung gemacht, dass Beratung am Ende doch nur Verkauf war. Andere haben eine interne IT-Abteilung und fragen sich, ob externe Sicht überhaupt sinnvoll ist. Und wieder andere wissen nicht, wo sie mit der Suche überhaupt beginnen sollen.
Romano Zanoni, Geschäftsführer der ZANONI Consulting GmbH, führt seit über 20 Jahren solche Erstgespräche. Im Interview spricht er darüber, wann sich externe Beratung wirklich lohnt, warum sie auch bei interner IT-Abteilung ihren Platz hat, welche Themen mit einem eigenen Team besser lösbar sind, wie ein Erstkontakt bei ZANONI konkret abläuft und worauf ein Bremer Mittelständler bei der Auswahl eines IT-Beraters achten muss.
„Es muss nicht immer gleich die Beauftragung sein" – Romano Zanoni im Interview"
In welchen Situationen ist externe IT-Beratung im Mittelstand wirklich sinnvoll?
Um ehrlich zu sein: fast immer. Viele Unternehmen im Mittelstand wissen gar nicht, was heute möglich ist. Sie haben kein Gefühl dafür, wie weit sie schon wären, wenn sie sich einmal externe Hilfe holen und sich mit dem Thema strukturiert auseinandersetzen würden. Externe IT-Beratung ist aus meiner Sicht eine Essenz dafür, dass ein Unternehmen erfolgreicher wird. Man muss natürlich den richtigen Partner finden und die Beziehung auf Augenhöhe führen. Dann wird ein Unternehmen sich entsprechend weiterentwickeln.
Bei den kleineren Mittelständlern ohne eigene IT-Abteilung ist der Fall eindeutig. Als Inhaber möchte man sich auf sein Geschäft konzentrieren und nicht nebenbei IT machen. Sich einen Partner zu holen, der genau das übernimmt, ist die vernünftigste Entscheidung. In der IT-Beratung ist es allerdings schwierig, den Wert direkt zu greifen, weil viele Unternehmen nicht wissen, was ein Systemhaus im Alltag tatsächlich leistet. Trotzdem: In dieser Konstellation ist externe Beratung immer sinnvoll.
Wichtig ist der Hinweis: Es muss nicht immer gleich die vollständige Beauftragung sein. Ein einzelnes Beratungsgespräch bringt oft schon Klarheit darüber, wo ein Betrieb steht. Wer nur einmal ehrlich hört, was ein Externer zur aktuellen Situation sagt, hat schon eine gute Grundlage für die eigene Entscheidung.
Macht externe IT-Beratung auch dann Sinn, wenn schon eine interne IT-Abteilung vorhanden ist?
Ja, aus zwei Gründen.
Der First- und Second-Level-Support lässt sich mit einer internen IT gut abbilden, wenn ein Mitarbeiter sich damit auseinandersetzt und den eigenen Betrieb kennt. Ich muss hier aber alle Inhaber warnen: Genau hinschauen. Ich war in der Vergangenheit bei größeren Unternehmen selbst in solchen IT-Abteilungen tätig. Ich habe erlebt, dass ein Team von sechs bis acht IT-Mitarbeitenden ein Unternehmen mit rund 5.500 Angestellten betreut hat. Das ist ein grobes Missverhältnis, und die Folge ist immer dieselbe: Die Qualität leidet, Kolleginnen und Kollegen sind unzufrieden, die IT bekommt einen schlechten Ruf. Was aber niemand einer anderen Person im Haus wirklich vorwirft, weil man ja jeden Tag zusammenarbeitet. Bei einem externen Dienstleister wäre das ein sofortiger Prüf- und Handlungsfall.
Was ich also jedem Inhaber empfehle: Prüfen Sie regelmäßig. Gibt es klar definierte IT-Prozesse? Haben Sie Zugriff auf das Ticket-System Ihrer IT? Wie schnell erfolgt eine Rückmeldung, wie lange dauert die Bearbeitung? Diese Faktoren einmal hinzuschreiben und mit den Vollkosten einer eigenen IT (Gehälter inklusive Arbeitgeberbelastung, Bürofläche, Geräte) gegen ein externes Angebot zu halten, führt oft zu einer sehr klaren Antwort. Ein externer Dienstleister hat ein anderes Standing und einen ganz anderen Druck, tatsächlich zu liefern.
Der zweite Grund betrifft die IT-Beratung im engeren Sinne. Auch wenn Sie einen internen IT-Berater beschäftigen, ist er Angestellter. Er hat oft weder die Muße noch die Zeit noch die Aufgabe, sich täglich mit Neuerungen und Entwicklungen auseinanderzusetzen. Er sieht nur seinen Kosmos, seinen einen Betrieb. Ein externer Berater arbeitet täglich mit mehreren IT-Landschaften, mit unterschiedlichen Herausforderungen und mit neuen Entwicklungen. Diese Breite bringt er in Ihren Betrieb mit. Wenn Sie als Inhaber merken „irgendwie kommen wir IT-mäßig nicht wirklich weiter“, ist das der Moment, in dem sich eine externe zweite Meinung lohnt.
Welche Themen sind mit einer internen IT-Abteilung besser lösbar?
Die Frage ist ehrlich beantwortet schwierig. In den internen IT-Abteilungen, die ich selbst als Angestellter erlebt habe, war ich immer weniger zufrieden als bei IT-Dienstleistern. Es gibt aber eine Konstellation, in der interne IT sehr gut funktionieren kann.
Es braucht jemanden in der obersten Etage des Unternehmens, der die Verantwortung für die IT wirklich trägt. Nicht nur ein IT-Leiter, der eingestellt ist, sondern ein Entscheider mit einem echten Auge auf das Thema. Idealerweise mit ein bisschen Technik-Ahnung, aber vor allem mit Entscheidungsbefugnis. Sobald diese Person da ist, kann eine interne IT deutlich effizienter arbeiten, weil sie tief in die Prozesse des Unternehmens hineinschauen kann und keine Reibungsverluste durch externe Kommunikation hat.
Externe Dienstleister sind aus dem gleichen Grund oft so gut: Sie haben einen Inhaber oder Geschäftsführer, der dieses Business gegründet hat und mit der Materie tief verwoben ist. Genau dieses „mit dem Thema wirklich verheiratet sein“ fehlt in vielen internen Konstellationen. Wenn es aber da ist, ist die interne Lösung sehr stark.
Wie sieht ein typischer Erstkontakt aus, wenn ein Bremer Unternehmen das erste Mal über externe Beratung nachdenkt?
In den meisten Fällen kommt der Kontakt zustande, wenn schon Unzufriedenheit im Betrieb herrscht. Der Impuls entsteht selten aus reiner Neugier, sondern weil es klemmt. Der Kunde ruft an oder schreibt eine Mail, und wir vereinbaren ein Erstgespräch. Diese Gespräche führe ich in der Regel selbst.
Wichtig ist mir eines: Bei uns ist das Erstgespräch kostenlos. Inzwischen verlangen einige IT-Unternehmen schon für dieses erste Gespräch Geld und verkaufen es als Beratungsdienstleistung. Ich finde das den falschen Ansatz. Das Erstgespräch sollte offen sein, ohne dass eine große Analyse gefahren wird. Wer viele IT-Landschaften gesehen hat, erkennt die typischen Probleme im Gespräch relativ schnell und kann sie offen ansprechen.
Der Rest des Gesprächs ist dann relativ selbsterklärend. Wir stellen die richtigen Fragen: Wie war die Reaktionszeit beim bisherigen Dienstleister? Wie war die Problemlösung? Wie war die Kommunikation? Wenn wir aus diesen Antworten schon ein klares Bild negativer Erfahrungen bekommen, wissen wir, wo wir ansetzen können.
Falls der Kunde unsicher ist, ob er wechseln oder etwas grundsätzlich ändern will, empfehle ich eine Infrastrukturanalyse. Die ist mit Aufwand verbunden und deshalb nicht kostenfrei, aber wir bieten sie preisgünstig an. Am Ende erhält der Kunde einen ausführlichen Report, in dem er sofort erkennen kann, ob sein jetziger Dienstleister einen guten Job gemacht hat oder nicht. Wir setzen uns dann noch einmal zusammen, gehen den Report gemeinsam durch und zeigen auf, welche Punkte angegangen werden müssten, damit die Infrastruktur einen besseren Score bekommt.
Wenn der Kunde dann in die Zusammenarbeit gehen möchte, gibt es zwei klare Schritte: Zuerst ein einmaliges Projekt, in dem wir die größeren Probleme beheben und die Infrastruktur auf einen aktuellen Stand bringen. Anschließend eine proaktive Wartung zu einem festen monatlichen Fixum. Diese Reihenfolge ist entscheidend, weil eine proaktive Wartung nur dann versprochen werden kann, wenn die Infrastruktur solide ist. Sonst würden wir immer nur alte Probleme hinterher reparieren und stünden nach kurzer Zeit selbst am Pranger.
Worauf sollte man bei der Auswahl eines IT-Beraters in Bremen besonders achten?
Sechs Punkte, die aus unserer Erfahrung wirklich den Unterschied machen.
1. Moderne Außendarstellung. Es gibt tatsächlich IT-Dienstleister ohne eigene Website. Das mag in einer Branche funktionieren, in der jeder ohnehin einen IT-Partner braucht, aber es sagt etwas aus. Wenn sich ein Unternehmen keine Gedanken darüber macht, wie es nach außen wirkt, hat es entweder kein Interesse an weiteren Kunden oder eine Haltung nach dem Motto „Die Leute schlucken eh alles“. Beides ist kein guter Start.
2. Team statt Einzelunternehmer. Ich habe selbst als Einzelkämpfer angefangen und will das nicht generell verurteilen. Aber inzwischen sind wir ein Team von sieben Personen, und ich spüre in Gesprächen immer wieder: Kunden mit einem erfolgreichen Betrieb haben Sorge, ihre Daten und ihre Prozesse einem Solo-Dienstleister anzuvertrauen. Was passiert, wenn dieser eine Person etwas zustößt, wenn er ausfällt, wenn er verkauft? In meinem Netzwerk gab es genau einen solchen Fall, und die Folgen waren erheblich. Ein Team gibt Ihnen Kontinuität und mehrere Ansprechpartner.
3. Produktoffenheit. Ein guter Partner ist offen für Neuerungen, neue Projekte und neue Themen. Wer nur „Schema A oder Schema B“ anbietet und im Gespräch schon erkennen lässt, dass er ausschließlich das eine Produkt aus seiner Schublade verkaufen will, wird Sie langfristig ausbremsen. Prozesse und ein klares Standard-Portfolio sind gut. Nicht über das eigene Portfolio hinaus denken zu können, ist nicht gut.
4. Regionalität. Vieles lässt sich remote lösen, das stimmt. Aber wenn etwas passiert oder ein Vor-Ort-Termin nötig ist, macht ein Dienstleister im gleichen Bundesland einen echten Unterschied bei der Reaktionszeit. Ein IT-Partner im Raum Bremen kann in Stunden vor Ort sein, jemand aus München nicht.
5. Vertragslogik. Diese Frage sollten Sie im Erstgespräch direkt stellen: „Was passiert, wenn wir irgendwann nicht mehr mit euch zusammenarbeiten möchten?“ Ich habe mehrfach erlebt, dass Dienstleister Kunden über Verträge geradezu fesseln. Fünf-Jahres-Knebel-Verträge, aus denen man ohne Anwalt nicht herauskommt. Klären Sie vor der Unterschrift: Gibt es eine frühzeitige Beendigungsmöglichkeit bei Unzufriedenheit? Wie funktioniert der Ausstieg? Am besten schriftlich festhalten. Wer bei dieser Frage schlucken muss, hat kein Interesse an einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe, sondern will nur wiederkehrende Einnahmen.
6. Serverstandort und Datenhaltung. Wenn der Dienstleister Ihnen einen Server stellt oder Daten für Sie speichert: Fragen Sie, wo diese Daten physisch liegen. Als Unternehmensinhaber müssen Sie das wissen. Wenn ein Anbieter diese Frage nicht klar beantworten kann, sagt das viel. Bei uns liegt alles im eigenen Rechenzentrum in Bremen. Diese Klarheit sollten Sie überall verlangen.
Wenn Sie in Bremen externe IT-Beratung in Erwägung ziehen
Bei ZANONI Consulting ist das Erstgespräch grundsätzlich kostenlos. Wir hören uns Ihre Situation an, stellen die richtigen Fragen und geben Ihnen eine ehrliche erste Einschätzung, ob externe Unterstützung in Ihrem Fall sinnvoll ist und in welcher Form. Erst wenn Klarheit besteht, sprechen wir über konkrete Schritte wie eine Infrastrukturanalyse, ein Projekt zur Behebung akuter Themen oder eine laufende IT-Betreuung mit festem monatlichem Fixum.
Wir sind ein siebenköpfiges Team im Raum Bremen mit über 20 Jahren IT-Erfahrung, arbeiten produktoffen, betreiben unsere Cloud-Infrastruktur im eigenen Bremer Rechenzentrum und stellen Ihnen faire Verträge ohne Knebel-Klauseln.