IT-Beratung ist im Bremer Mittelstand oft wenig mehr als ein anderes Wort für IT-Verkauf. Wer den Unterschied kennt, kann bei der Auswahl eines Partners viel Geld und noch mehr Frust sparen. Romano Zanoni, Geschäftsführer der ZANONI Consulting GmbH, hat mit seinem Team in über 20 Jahren mehr als 100 Betriebsübernahmen begleitet. Im Gespräch teilt er, was ihn dabei am meisten überrascht hat, welche fünf Hebel eine gute IT-Beratung ausmachen und welche Fragen ein Bremer Mittelständler in einem Erstgespräch stellen sollte.
„Erfahrung ist das Wichtigste, was es in dieser Branche gibt" – Romano Zanoni im Interview"
Romano Zanoni betreut mit seinem sechsköpfigen Team mittelständische Unternehmen im Raum Bremen als externe IT-Abteilung. In über 20 Jahren IT-Erfahrung hat er die typischen Muster kennengelernt, die entstehen, wenn IT in Mittelständlern über Jahre gewachsen ist. Im Interview spricht er über Erlebnisse aus Übernahmen, über sein Verständnis von Beratung und darüber, was er heute jedem jungen Kollegen mitgeben würde.
Sie haben mit Ihrem Team über 100 Betriebsübernahmen begleitet. Was war die größte Überraschung in diesen Übernahmen?
Es gab diverse Überraschungen bei Übernahmen von historisch gewachsener IT-Infrastruktur, häufig, weil sie über Jahre von einem Hobby-IT-Verantwortlichen betreut wurde. Ein Klassiker: Festplatten in einem RAID sind kaputt, der Server piepst seit Wochen, und niemand hat sich darum gekümmert. Passwörter waren dokumentiert auf einem einzelnen Blatt Papier. Manchmal kannte niemand die vollständigen Zugangsdaten. Jeder wusste ein bisschen, aber niemand hatte sich mal die Zeit genommen, es sauber aufzuschreiben.
Was uns dabei immer wieder auffällt: Es geht bei diesen Konstellationen weniger um technische Fehler, sondern um fehlende Verantwortlichkeit. Kein wirklicher Eigentümer der IT im Unternehmen, sondern nur jemand, der das nebenher als Hobby macht.
Ein besonders eindrückliches Beispiel war ein Kunde, bei dem die Server einfach im Dachgeschoss standen, auf einem Tisch platziert, ohne Klimatisierung. Wenn man sich vorstellt, was bei den Sommertemperaturen der letzten Jahre passiert wäre, wenn dort etwas ausgefallen wäre, ist das keine Kleinigkeit mehr. Ein anderer Fall: Der bisherige „Dienstleister“ hatte einen ganz normalen Bürorechner genommen, alle Server-Software darauf installiert und mit einer kostenlosen Virtualisierungslösung virtualisiert. Kein Backup, keine Strategie, keine Redundanz. Ein falscher Klick zur falschen Zeit, und alles wäre weg gewesen.
Welche fünf Erkenntnisse haben sich für Sie als wichtigste Beratungs-Hebel herauskristallisiert?
Es sind mehrere Punkte, die für mich in der Summe eine ehrliche Beratung ausmachen.
Erstens: Nicht mit Angst verkaufen. Das kennt jeder aus der Versicherungsbranche. „Wenn du diese Versicherung nicht hast und dir passiert etwas, sitzt du auf dem Schaden.“ Dieses Muster wird in unserer Branche viel zu oft benutzt. Ich versuche das bewusst zu umgehen und stattdessen darauf einzugehen, was der Kunde wirklich braucht. Was bringt ihm ein Mehrwert? Was bringt sein Unternehmen wirklich nach vorn? Sicherheit ist wichtig, aber sie ist nicht das einzige Argument.
Zweitens: Ehrlich beraten, statt Produkte anzudrehen, die der Kunde nicht braucht. Das passiert in der Branche sehr häufig. Systemhäuser wollen zusätzlich verkaufen, obwohl es dem Kunden nichts bringt. Für mich gilt das genaue Gegenteil: Wir empfehlen nur, was tatsächlich einen Beitrag leistet.
Drittens: Transparente Preisgestaltung. Wir arbeiten mit Pauschalen aus Erfahrungswerten. Wir sagen dem Kunden: Für diese und diese Leistung brauchen wir erfahrungsgemäß einen Tag. In den meisten Fällen liegt unsere Einschätzung nah an der Realität, und wir können pauschalisieren. Kommt bei einem Projekt eine Komponente hinzu, die abweicht, dann sagen wir das auch. Zusätzlich haben wir transparente Arbeitsberichte, in denen dokumentiert ist, was wir wann getan haben und wie lange es gedauert hat. Der Kunde soll sich bei dem Preis abgeholt fühlen, auch wenn ihn die Details bei einer Pauschale eigentlich nicht mehr interessieren müssten.
Viertens: Nicht den Ferrari verkaufen, wenn der Kunde einen soliden Mittelklassewagen braucht. In der IT gibt es Hersteller wie Cisco, mit denen man arbeiten kann, deren Komponenten aber ein Vielfaches teurer sind als vergleichbare Produkte. Für einen kleinen Mittelständler ist das oft völlig unpassend, vor allem, wenn das Ergebnis am Ende dasselbe wäre. Ich schaue mir immer die konkrete Kundensituation an. Wenn unser Standardprodukt zum Kunden passt, nutzen wir es. Wenn es nicht passt, nehme ich ein anderes. Es geht nicht darum, das eigene Portfolio durchzudrücken.
Fünftens: Fachchinesisch vermeiden. Wer mit Kunden spricht und sein eigenes Fach nicht so erklären kann, dass der Kunde es versteht, verkauft nichts. Nicht, weil der Preis zu hoch ist, sondern weil der Kunde nicht weiß, was er eigentlich bekommt. Unter Kolleginnen und Kollegen dürfen wir die Fachbegriffe nutzen. Mit dem Kunden müssen wir übersetzen. Das ist einer der wichtigsten Hebel, weil er alles andere überhaupt erst ermöglicht.
Was ich in den vielen Übernahmen für mich zusätzlich festgestellt habe: Ich weiß bei fast jeder Kundenfrage schon, was zu tun ist, weil ich das Thema so oder so ähnlich schon gesehen habe. Diese Erfahrung ist für den Kunden ein Sicherheitsanker. Er merkt, dass er sich nicht in einem Experiment befindet, und fühlt sich entsprechend gut aufgehoben.
Welche Beratungs-Fragen, die in der Branche selten gestellt werden, sind aus Ihrer Sicht entscheidend?
Es gibt fünf Fragen, die in einem ehrlichen Erstgespräch stehen sollten. Ich stelle sie bewusst, weil sie in klassischen Verkaufsgesprächen kaum vorkommen.
„Was kostet Sie eine Stunde Stillstand?“ Viele Kunden haben darüber nie nachgedacht. Wenn die IT ausfällt, steht in 99 Prozent der Fälle der ganze Betrieb still. Eine Stunde, zwei Stunden, ein Tag Arbeitsausfall — je nach Betriebsgröße ist das ein sehr wesentlicher Faktor. Erst wenn man diese Zahl kennt, lässt sich eine IT-Investition wirklich bewerten.
„Welche Ihrer IT-Kosten sind planbar, und welche entstehen nur durch Reaktion?“ Häufig sehen wir, dass bei einem Kunden dasselbe Problem alle paar Wochen zurückkommt. Der Dienstleister löst es jedes Mal schnell, aber niemand geht an die Ursache. Das ist teuer für den Kunden und irgendwann auch für uns nicht sinnvoll. Der Unterschied zwischen planbaren und reaktiven Kosten ist ein guter Indikator dafür, wie gut ein IT-Dienstleister tatsächlich arbeitet.
„Gibt es Systeme, für die Sie zahlen, ohne sie zu nutzen?“ Diese Frage kann in vielen Betrieben gar nicht beantwortet werden. Häufig laufen bestimmte Systeme im Hintergrund, keiner hat sie mehr auf dem Schirm, aber die Rechnung wird jeden Monat bezahlt. Wer diese Frage stellt, spart oft mehr Geld ein, als eine neue Beratung kostet.
„Wurde Ihr Backup schon einmal getestet?“ Die meisten Kunden haben ein Backup. Aber ob es im Ernstfall wirklich funktioniert, weiß niemand, weil es nie getestet wurde. Ein ungetestetes Backup ist im Worst Case einfach nur ein teurer Speicher, der nichts hilft. Wenn ich diese Frage stelle und Stille im Raum entsteht, weiß ich, wo wir anfangen müssen.
„Haben Sie Zugriff auf Ihre eigene IT-Dokumentation?“ Diese Frage überrascht viele Geschäftsführer. In den meisten Fällen liegt die komplette Dokumentation beim Dienstleister und wird gehütet wie ein Schatz. Das gibt dem Dienstleister einen Hebel, der bis zur Erpressung reichen kann, wenn es zum Streit kommt. Bei uns kann jeder Kunde gegen einen kleinen Monatspreis einen eigenen Zugang zu unserer Dokumentation zu seinem Betrieb bekommen. Er sieht, was drin steht, kann jederzeit einsehen, welche Systeme wie eingerichtet sind. Das ist Grundlage jeder ehrlichen Zusammenarbeit. Wer als Ein-Mann-Dienstleister von heute auf morgen ausfällt und alle Zugänge mitnimmt, hinterlässt sonst eine Katastrophe beim Kunden.
Wenn Sie bei einem Kunden eine schwache IT vorfinden, wie sieht der typische Beratungsweg aus?
Zuerst schaue ich mir das Ganze kurz an und bilde mir eine erste Einschätzung. Wenn die IT tatsächlich schwach aussieht, empfehle ich eine ordentliche Infrastrukturanalyse. Das ist der Punkt, an dem wir am Ende ganz genau wissen, wo die Schwachstellen sitzen und welche Punkte beseitigt werden müssen.
Aus der Analyse wird ein Projektplan. Wir besprechen mit dem Kunden gemeinsam, welche Punkte wann und wie gelöst werden. Alles wird nach Priorität und Dringlichkeit geordnet. Der klassische Weg ist ein Workshop-Format mit mehreren Gesprächen, in denen wir die Themen aufgreifen, gewichten und in eine Reihenfolge bringen. So bekommt der Kunde keine Wall aus Problemen, sondern einen strukturierten Plan mit klarem Anfang.
Was würden Sie einem jungen IT-Berater heute mitgeben, wenn Sie ihn ausbilden würden?
Nichts überstürzen. Sich am Anfang auf das Wesentliche konzentrieren, statt jedem neuen Hype hinterherzuspringen. Das Wichtigste in dieser Branche ist Erfahrung, und Erfahrung sammelt man nur, indem man Dinge auch wirklich macht und dabei ehrlich ist.
Wenn ich zum ersten Mal ein bestimmtes Projekt umsetze, sage ich das dem Kunden offen. „Pass auf, das mache ich zum ersten Mal, ich lerne dabei, aber ich wachse mit dir und biete es dir vergünstigt an.“ Ehrlichkeit zahlt sich langfristig immer aus. In der IT wird gerne der schnelle Reichtum gesehen, weil man Technik verkauft. Aber das ist ein Trugschluss. Kunden spüren, wenn man zu hoch kalkuliert oder ihnen etwas verkauft, das sie nicht brauchen. Mit vernünftiger Kalkulation und Ehrlichkeit gewinnt man auf Dauer immer.
Was ich auch bei unseren Auszubildenden beobachte: Sie sollten selbst Sachen ausprobieren, sich Themen aneignen, nicht nur in der beruflichen Bubble unterwegs sein. In unserem Bereich braucht man eine gewisse Affinität und eine Leidenschaft für die Technik. Ich bin selbst technikbegeistert. Wenn es etwas Neues gibt, interessiere ich mich dafür, recherchiere, setze mich damit auseinander, auch in der Freizeit. Das macht mir einfach Spaß.
Ich hatte viele junge Menschen im Vorstellungsgespräch, die in ihrer Bewerbung geschrieben hatten, dass sie besonders IT-affin sind und Technik lieben. Nach fünf, zehn Minuten Gespräch war klar, dass das nicht stimmt und nur da stand, um eingeladen zu werden. Das merkt man sofort. Deshalb: seid ehrlich zu euch selbst. Menschen, die lange in dem Bereich arbeiten, spüren, wenn jemand nur die Rolle spielt. Das ist einer der Punkte, die ich jedem jungen Berater mitgeben würde.
Was das für Bremer Unternehmen konkret bedeutet
- Prüfen Sie, mit welcher Argumentation Ihr Gegenüber arbeitet. Wird primär mit Angst verkauft („wenn das passiert, dann…“), oder wird ein konkreter Mehrwert beschrieben? Ehrliche IT-Beratung baut auf dem zweiten Weg auf.
- Stellen Sie die fünf Fragen aus dem Interview. Kosten pro Stunde Stillstand, planbare versus reaktive IT-Kosten, ungenutzte Systeme, getestete Backups, eigener Zugriff auf die IT-Dokumentation. Wer diese fünf Punkte konkret beantworten kann, hat entweder gute Beratung im Haus oder gerade den passenden Moment für eine externe.
- Verlangen Sie Transparenz beim Preis und bei der Dokumentation. Pauschalen mit Erfahrungswerten sind fair, wenn im Hintergrund transparente Arbeitsberichte laufen. Und Ihre IT-Dokumentation gehört Ihnen, nicht Ihrem Dienstleister. Wer Sie an dieser Stelle vor eine geschlossene Tür stellt, arbeitet nicht auf Augenhöhe.
Wenn Sie in Bremen einen IT-Berater suchen, der ehrlich arbeitet
ZANONI Consulting betreut mittelständische Unternehmen im Raum Bremen und im Umkreis von rund 70 Kilometern als externe IT-Abteilung. Sechs Personen, über 20 Jahre IT-Erfahrung, mehr als 100 begleitete Betriebsübernahmen und ein eigenes Rechenzentrum in Bremen. Wir arbeiten mit transparenten Pauschalen, dokumentierten Arbeitsberichten und einer Kundendokumentation, auf die Sie jederzeit zugreifen können.
Ob wir der richtige Partner für Ihren Betrieb sind, klären wir am ehrlichsten in einem unverbindlichen Erstgespräch. Bei Bedarf machen wir vorher eine Infrastrukturanalyse, damit Sie wissen, wo Ihr Betrieb heute steht.